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La gestión documental es el conjunto de tecnologías, normas y técnicas que permiten a la empresa administrar su flujo de documentos a lo largo de el ciclo de vida del mismo, ya sea bien mediante técnicas manuales o aplicando tecnologías que permiten alcanzar cotas más altas de rendimiento, funcionalidad y eficiencia. En este último caso los sistemas de gestión documental pueden enlazar información contenida en bases de datos de otros sistemas como los ERP´s con documentos y bibliotecas.
La misión principal de un sistema de gestión documental es el rastreo almacenamiento y organización de documentos electrónicos o imágenes de documentos en papel. Estos documentos a diferencia de la información almacenada en un ERP no tienen una organización clara de contenido, es lo que en técnicamente se denomina como información desestructurada. Las organizaciones empresariales tienen que manejar en su gestión diaria, gran cantidad de información de este tipo. Además a efectos legales y de funcionamiento interno, muchas veces son necesarios este tipo de documentos. El objetivo principal de la gestión documental es racionalizar dentro de lo posible el uso de este tipo de información.
Los sistemas de gestión documental han de ofrecer medios de almacenamiento, seguridad, capacidad de recuperación e indexación. Los documentos han de estar siempre disponibles que se necesiten de manera rápida y sencilla.
En lo que a seguridad se refiere son dos las principales funciones de un sistema de gestión documental: garantizar la integridad de los documentos, evitando perdidas o deterioros de los mismos y restringir el acceso a la documentación solamente a las personas autorizadas. Respecto a la indexación, solamente hay que decir que los documentos han de ser recuperables fácilmente por los usuarios, ya sea por jerarquias, busqueda por texto o mediante sistemas de carpetas, para que se emplee el mínimo tiempo posible en este tipo de tareas.
Para conseguir este objetivo desde RSOFT recomienda incorporar el scanner FUTJITSU FI-7160 a nuestras sistemas de gestion/contabilidad/produccion y ERP para combinar versatilidad y rapidez en la documentacion en modo lote de un grupo de documentos y posteriormente ser catalogados y orgenizados en nuestras aplicacioner para poder ser accedidos rapidamente.
Escáner documental ideal en entornos de oficina y front office. Garantiza la fiabilidad en procesos de captura de facturas, albaranes, y lotes heterogéneos incluidas tarjetas rígidas (DNIs, o tarjetas de crédito). Además alcanza una grandes velocidadesd de escaneo tanto en Color como en B&N. Dispone de ADF y conexión USB a gran velocidad.
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Incorpora sensor de ultrasonido inteligente; garantiza la detección de varios documentos que intenten pasar a la vez por el alimentador automático, para evitar pérdida de información o rotura del documento pero a su vez, permite la memorización de pegatinas que puedan aparecer en cualquier parte de los documentos como en el caso de las escrituras notariales, para no confundirlo como una doble alimentación real.
Incorpora la última tecnología en mejora de imagen gracias al nuevo driver de Fujitsu PaperStream IP (TWAIN/ISIS), y a la nueva aplicación de captura PaperStream Capture.
Incorpora las últimas novedades tecnológicas en su sistema de alimentación, con sensores acústicos para la detección más efectiva de atascos y el enderezado de documentos hardware gracias al giro independiente de los rodillos de entrada.
Podremos integrar las imágenes digitalizadas en las aplicaciones de los clientes de forma sencilla, consiguiendo mayor eficiencia en los procesos de negocio del cliente, y beneficiándonos de por ejemplo de la separación de lotes por código de barras o Patch code así como del tratamiento de códigos de barras.
De forma opcional, el fi7160 dispone de un Imprinter para la catalogación o registro de la información. Este dispositivo imprime en la parte posterior de los documentos un código alfanumérico completamente configurable según las necesidades del cliente, a la salida del papel del alimentador del escáner.
Escáner documental ideal en entornos de oficina y front office. Garantiza la fiabilidad en procesos de captura de facturas, albaranes, y lotes heterogéneos incluidas tarjetas rígidas (DNIs, o tarjetas de crédito). Además alcanza una velocidad de 60 ppm/120 ipm en Color y en B&N; dispone de alimentador automático para 80 documentos y conexión USB3.0.